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As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitas empresas, com finalidades diversas, como participação em conferências, busca por novos fornecedores, visitas a clientes, retiros estratégicos de equipes, entre outros. Esses deslocamentos requerem um planejamento financeiro eficiente, que, se mal gerenciado, pode gerar grandes desafios para funcionários, gestores e equipes financeiras.
Neste artigo, vamos explorar os principais desafios do gerenciamento das viagens corporativas na perspectiva financeira, abordando as dificuldades mais comuns enfrentadas hoje pelas empresas e apresentando algumas alternativas para uma melhor gestão dessas despesas, facilitando as rotinas dos viajantes e dos departamentos financeiros.
Entre os principais obstáculos enfrentados durante o planejamento, execução e processo de reembolso de viagens corporativas, destacam-se:
Demora na aprovação do orçamento da viagem: O tempo prolongado para aprovações pode atrasar o planejamento da viagem, podendo gerar a perda de disponibilidade em hotéis e voos, e frequentemente resultam em custos mais altos, onerando a empresa.
Dificuldade e alto custo com transações multimoedas: Viagens internacionais podem trazer desafios relacionados a taxas de câmbio e conversão, resultando em dificuldade para o processamento da transação e custos extras.
Falta de limites em cartões de crédito ou pré-pagos: Isso leva a dificuldades nos processos de compra e de controle financeiro, forçando muitas vezes o uso de cartões pessoais dos colaboradores.
Compartilhamento de cartões entre diversas equipes: A prática pode gerar complicações na gestão de despesas, além de terem impacto no limite disponível.
Processo de reembolso totalmente manual: Processos que exigem preenchimento manual de relatórios e entrega de recibos são demorados e propensos a erros, gerando estresse para as equipes.
Perda de recibos e documentos: A ausência ou perda de comprovantes ocorre com frequência durante as viagens, prejudicando a transparência e o rastreamento adequado das despesas.
O uso de uma plataforma digital para o gerenciamento de despesas corporativas pode simplificar e acelerar tanto o gerenciamento da viagem quanto o processo de reembolso. Essas ferramentas permitem o controle de todas as despesas, garantindo o cumprimento da política de viagens estabelecida. Além disso, possibilitam que os funcionários submetam recibos digitalmente e em tempo real, facilitando o acesso das equipes financeiras às informações necessárias para processar os reembolsos de maneira ágil e eficiente.
📋Dica: Se você quer otimizar a gestão de despesas de sua empresa para um âmbito além das viagens corporativas, acesse nosso artigo e veja as melhores práticas para otimização no gerenciamento de gastos.
Criar orçamentos claros e pré-aprovados para viagens, organizados por departamento e indivíduo, ajuda a reduzir a incerteza, limita gastos desnecessários e torna o processo final de aprovação mais célere. Com um planejamento financeiro centralizado em uma plataforma, é possível prever despesas e evitar surpresas durante a aprovação de solicitações.
Oferecer cartões corporativos dedicados para viagens, sejam físicos ou virtuais, pode melhorar a segurança e o controle sobre as transações. Esses cartões, integrados a plataformas de gerenciamento de despesas, permitem um monitoramento detalhado e evitam a necessidade de uso de cartões pessoais, aumentando a transparência. Além disso, cartões com aceitação global dão mais flexibilidade para pagamentos em viagens internacionais, além de serem um ótimo recurso para imprevisto e emergências (ex: perda de voos, despesas de saúde, etc).
Além de facilitar a gestão de despesas, alguns cartões corporativos oferecem vantagens adicionais, como programas de cashback, descontos em passagens aéreas e hospedagem, e benefícios de programas de fidelidade, como acessos a salas VIP em aeroportos, que trazem mais conforto para o viajante. Todas essas vantagens podem representar uma economia significativa para a empresa.
Monitorar as despesas em tempo real é essencial para identificar e corrigir rapidamente eventuais desvios no orçamento. Plataformas de gestão modernas possibilitam que gestores visualizem todas as transações em um painel centralizado, melhorando o acompanhamento e a tomada de decisões durante as viagens.
A digitalização completa do processo de reembolso, com a possibilidade de envio de comprovantes por meio de aplicativos móveis, não só reduz o tempo de processamento, mas também minimiza erros e simplifica a auditoria. Automatizar etapas do processo pode eliminar tarefas repetitivas e garantir que os funcionários sejam reembolsados mais rapidamente.
A implementação dessas estratégias é fundamental para uma gestão de despesas de viagens corporativas mais eficaz. Com a Jeeves, sua empresa pode simplificar o gerenciamento financeiro de viagens, automatizar reembolsos, acompanhar gastos em tempo real e utilizar cartões corporativos com aceitação global. Tudo isso ajuda a promover maior controle, transparência e eficiência em suas operações financeiras.
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