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Los viajes corporativos forman parte de la rutina de muchas empresas, con distintos fines, como la participación en conferencias, la búsqueda de nuevos proveedores, visitas a clientes, retiros estratégicos de equipo, entre otros. Estos desplazamientos requieren una planificación financiera eficiente que, si no se gestiona bien, puede generar grandes desafíos para empleados, gestores y equipos financieros.
En este artículo, exploraremos los principales desafíos de la gestión de los viajes corporativos desde una perspectiva financiera, abordando las dificultades más comunes que enfrentan hoy en día las empresas y presentando algunas alternativas para una mejor gestión de estos gastos, facilitando las rutinas tanto de los viajeros como de los departamentos financieros.
Entre los principales obstáculos a los que se enfrentan durante la planificación, ejecución y proceso de reembolso de los viajes corporativos, destacan:
Retrasos en la aprobación del presupuesto de viaje: El tiempo prolongado para las aprobaciones puede retrasar la planificación del viaje, pudiendo provocar la pérdida de disponibilidad en hoteles y vuelos, y, con frecuencia, resulta en costes más elevados que aumentan el gasto de la empresa.
Dificultades y altos costes en transacciones multimoneda: Los viajes internacionales pueden traer desafíos relacionados con los tipos de cambio y la conversión, generando dificultades en el procesamiento de la transacción y costes adicionales.
Falta de límites en tarjetas de crédito o prepago: Esto conlleva dificultades en los procesos de compra y de control financiero, forzando a menudo el uso de tarjetas personales de los empleados.
Compartir tarjetas entre varios equipos: Esta práctica puede generar complicaciones en la gestión de gastos, además de impactar en el límite disponible.
Proceso de reembolso totalmente manual: Los procesos que requieren la cumplimentación manual de informes y entrega de recibos son lentos y propensos a errores, generando estrés en los equipos.
Pérdida de recibos y documentos: La ausencia o pérdida de comprobantes ocurre con frecuencia durante los viajes, afectando la transparencia y el adecuado seguimiento de los gastos.
El uso de una plataforma digital para la gestión de gastos corporativos puede simplificar y agilizar tanto la gestión del viaje como el proceso de reembolso. Estas herramientas permiten el control de todos los gastos, garantizando el cumplimiento de la política de viajes establecida. Además, permiten que los empleados envíen recibos digitalmente y en tiempo real, facilitando el acceso de los equipos financieros a la información necesaria para procesar los reembolsos de manera ágil y eficiente.
📋Consejo: Si quiere optimizar la gestión de gastos de su empresa más allá de los viajes corporativos, acceda a nuestro artículo y conozca las mejores prácticas para la optimización en la gestión de gastos.
Crear presupuestos claros y preaprobados para viajes, organizados por departamento e individuo, ayuda a reducir la incertidumbre, limita los gastos innecesarios y hace que el proceso final de aprobación sea más ágil. Con una planificación financiera centralizada en una plataforma, es posible prever gastos y evitar sorpresas durante la aprobación de solicitudes.
Ofrecer tarjetas corporativas dedicadas para viajes, ya sean físicas o virtuales, puede mejorar la seguridad y el control sobre las transacciones. Estas tarjetas, integradas en plataformas de gestión de gastos, permiten un seguimiento detallado y evitan la necesidad de utilizar tarjetas personales, aumentando la transparencia. Además, las tarjetas con aceptación global brindan más flexibilidad para pagos en viajes internacionales, siendo un excelente recurso para imprevistos y emergencias (por ejemplo, pérdida de vuelos, gastos de salud, etc.).
Además de facilitar la gestión de gastos, algunas tarjetas corporativas ofrecen ventajas adicionales, como programas de cashback, descuentos en billetes de avión y alojamiento, y beneficios de programas de fidelización, como accesos a salas VIP en aeropuertos, que brindan mayor comodidad al viajero. Todas estas ventajas pueden representar un ahorro significativo para la empresa.
Monitorizar los gastos en tiempo real es esencial para identificar y corregir rápidamente posibles desviaciones en el presupuesto. Las plataformas de gestión modernas permiten a los gestores visualizar todas las transacciones en un panel centralizado, mejorando el seguimiento y la toma de decisiones durante los viajes.
La digitalización completa del proceso de reembolso, con la posibilidad de enviar comprobantes a través de aplicaciones móviles, no solo reduce el tiempo de procesamiento, sino que también minimiza los errores y simplifica la auditoría. Automatizar las etapas del proceso puede eliminar tareas repetitivas y garantizar que los empleados sean reembolsados más rápidamente.
La implementación de estas estrategias es fundamental para una gestión más eficaz de los gastos de viajes corporativos. Con Jeeves, su empresa puede simplificar la gestión financiera de viajes, automatizar reembolsos, monitorizar gastos en tiempo real y utilizar tarjetas corporativas con aceptación global. Todo esto ayuda a promover un mayor control, transparencia y eficiencia en sus operaciones financieras.
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